Como Delegar Tarefas Realizáveis e não Delegar "Bombas"?
Na
arte de liderar são muitas as recomendações que diariamente vou partilhando com
vários líderes com o objetivo de melhorar os impactos positivos que tanto
“lutam” por conseguir alcançar junto dos seus colaboradores.
A
delegação de tarefas é, naturalmente uma atividade regular para todos os
líderes e também para aqueles que não sendo líderes por vezes também vão
delegando esta ou aquela tarefa.
Antes
de qualquer comentário em relação a tão delicado assunto, será bom relembrar o
que é isto de delegar tarefas.
Com
nos diz Paulo Nunes (professor, economista e consultor) A delegação representa a transferência de
determinado nível de autoridade de um superior para um subordinado ou conjunto
de subordinados. Saber delegar com eficácia significa dar a tarefa certa à
pessoa certa, concedendo-lhe o grau certo de liberdade, para que o trabalho se
desenvolva de forma mais eficiente e produtiva.
Saber delegar permite ao superior e
a toda a sua equipa darem o seu melhor e aperfeiçoarem-se progressivamente, de
modo a poder enfrentar novos desafios. Com uma fraca capacidade de delegação, a
equipa fica constantemente ocupada a “apagar fogos” e perde tempo precioso.
Vantagens da Delegação:
- Rentabilização
do tempo do gestor
- Maior
rapidez nas ações e na tomada de decisões
- Permite
o treino e desenvolvimento pessoal
- Aumenta
o nível de motivação
- Conduz
a melhores decisões e maior qualidade do trabalho
- Permite
desempenhar tarefas mais complexas
Desvantagens da Delegação:
-
Probabilidade de perda de controlo
- Pode ser
desastrosa se a pessoa ou equipa a quem se delega não tiver capacidades
suficientes
Aqui ficam algumas sugestões para que
possa delegar com maior eficácia, pois caso não as aplique poderá estar a
entregar uma “bomba relógio” que irá “rebentar” nas mãos de quem aceitou a
tarefa e mais tarde também irá “rebentar” nas suas, porque afinal de contas a
responsabilidade de uma tarefa bem desempenhada é maioritariamente de quem a
entrega e não de quem a recebe, ao contrário do que a maioria dos líderes
acredita.
Acredito também que este facto só é
uma verdade quando o líder não assume a sua incompetência natural em relação a
este assunto ou a qualquer outro onde ainda não consiga obter os resultados que
pretende.
12 Sugestões para aumentar o controlo das
tarefas delegadas
- Explique o porquê e a importância da tarefa
- Explique todo o contexto actual
- Seja claro no prazo e defina “timings”
- Certifique-se que não existem dúvidas
- Envolva o colaborador com motivação para a tarefa
- Se a tarefa for complexa, divida em partes com diferentes “timings” de controlo
- Defina prazos de segurança
- Entregue a tarefa e confie a 100% em quem a delegar
- Controle apenas nos “timings” em que disse que ia controlar, caso contrário pode retirar a motivação e a confiança que o colaborador vai investir na mesma
- Deixe claro que estará disponível para apoiar e retirar alguma dúvida que possa surgir, se necessário partilhe a sua disponibilidade para o efeito mas lembre-se que se necessitarem de si é fundamental que preste apoio e que indique onde o poderá obter.
- Se o colaborador tiver necessidade de interagir com terceiros, é fundamental informar os mesmos que o seu colaborador tem plenos poderes para desempenhar a tarefa a 100% e que o devem ajudar
- Lembre-se que ao delegar a tarefa, não quer dizer que a responsabilidade deixou de ser sua.
6 Sugestões para
entregar à pessoa certa
- Certifique-se que a pessoa tem conhecimentos suficientes para realizar a tarefa corretamente
- Certifique-se que entrega a tarefa a alguém que tenha historial no cumprimento de prazos
- O colaborador deve sentir motivação e realização por novos desafios
- Deve ter Perseverança
- Deve ser Proactivo
- Deve ter tido algum sucesso em situações anteriores
Espero
sinceramente que com estas sugestões venha a aumentar a realização bem sucedida
das tarefas que vai delegando, ajudando a controlar, confiar e aumentar a
realização das pessoas que lidera e principalmente a sua.
Seja feliz, sff :-)
